Administrative Assistant

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Coordinar y ejecutar las actividades administrativas, fiscales y de seguridad social, así como la gestión de viajes y servicios generales de la empresa, asegurando el seguimiento oportuno de los procesos internos y el cumplimiento de los requerimientos de empleados, proveedores, clientes y autoridades.

El puesto tiene como finalidad mantener el adecuado funcionamiento administrativo de la empresa, facilitar la coordinación entre las áreas involucradas y asegurar la disponibilidad, actualización y resguardo de la información y documentación necesaria para la operación.

 

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Administración y Contabilidad - Las áreas y actividades esperadas, pero no limitadas, serian las siguientes:

• Aplicar y hacer aplicar en su área de responsabilidad los procedimientos, protocolos y normas de la Empresa.
• Mantener comunicación y coordinación permanente con las áreas de Contabilidad, Nómina y Pagos.
• Dar seguimiento a la recepción, revisión, autorización y pago de facturas, reembolsos y gastos de operación.
• Revisar, corregir y gestionar la cancelación o refacturación de comprobantes cuando sea necesario.
• Controlar y dar seguimiento al pago de facturas a proveedores y subcontratistas. Recibir y distribuir comprobantes de transferencias de pago a proveedores y solicitar los REP cuando corresponda.
• Revisar y pre=aprobar reportes de gastos de viajes de Trabajadores y facturas de Proveedores. Dar seguimiento a facturas no asociadas y coordinar con las áreas correspondientes su solución.
• Participar en los cierres contables mensuales y anuales, incluyendo la provisión de facturas, reembolsos y pagos correspondientes a periodos posteriores.
• Controlar y gestionar uso y obligaciones con coches de la Empresa: renovación y pagos de seguros, mantenimientos, reparaciones, renovación de placas, etc.
• Administrar y resguardar documentación confidencial y corporativa de la empresa. Coordinar la recepción y archivo de documentación física proveniente de otras oficinas. Coordinar la destrucción de documentación contable con antigüedad de cinco años, previa validación con Contabilidad.
• Facilitar información y documentación corporativa para prospectos, trámites, seguros, fianzas y otros requerimientos.
• Atender comunicaciones y requerimientos del SAT, IMSS e INFONAVIT cuando corresponda a la empresa.
• Mantener comunicación con el área Legal y atender los requerimientos de información que correspondan.

 

 2. Recursos Humanos - Las actividades abajo indicadas, pero limitadas, serian en colaboración con Recursos Humanos y se definirán roles y responsabilidades:

• Administrar las pólizas de GNP de Gastos Médicos Mayores y Seguro de Vida, incluyendo altas, bajas y descuentos correspondientes a familiares.
• Revisar los estados de cuenta y movimientos relacionados con las pólizas de GNP.
• Coordinar la renovación anual de las pólizas grupales.
• Dar seguimiento a trámites relacionados con INFONAVIT, incluyendo aceptación de créditos, inicio de retenciones y suspensión de descuentos.
• Coordinar la distribución del Reglamento Interior de Trabajo y otros documentos de interés para los empleados.
• Participar en la organización de actividades internas, celebraciones y eventos para empleados.

 

3. Cumplimiento REPSE y obligaciones

• Coordinar y dar seguimiento a la integración y actualización de documentación relacionada con REPSE.
• Enviar documentación requerida para el trámite y renovación de accesos a instalaciones de clientes y prospectos.
• Integrar y mantener actualizada la documentación de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.
• Enviar periódicamente a clientes la documentación correspondiente a cumplimiento de IMSS, INFONAVIT, impuestos sobre nómina y opiniones positivas de SAT, IMSS e INFONAVIT.
• Mantener actualizadas las plataformas de Clientes con documentación de IMSS, INFONAVIT, ISR, IVA, recibos de nómina y REPSE. Dar seguimiento al cumplimiento documental y notificar a las partes correspondientes cuando se encuentre completo.
• Solicitar a proveedores que operan bajo esquema REPSE la documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social.
• Integrar y mantener los expedientes de cumplimiento de proveedores REPSE.
• Dar seguimiento a renovaciones y vencimientos de documentación.
• Recibir y atender, en representación de la empresa, documentos, requerimientos o notificaciones emitidos por autoridades competentes.

 

4. Gestión documental y protección de información - Las actividades esperadas, pero no limitadas, serian las siguientes:

• Mantener bajo control y resguardo documentación corporativa confidencial, laboral, contable y administrativa.
• Resguardar información confidencial, incluyendo estados de cuenta bancarios, actas constitutivas y documentación relacionada con apoderados legales.
• Coordinar la distribución de documentos internos de interés para los empleados.
• Dar seguimiento a la implementación, modificación y publicación de avisos de privacidad dirigidos a empleados, clientes, proveedores, visitantes, accionistas y terceros.
• Programar capsulas de capacitación para empleados en el tema de Avisos de Privacidad y manejo de información sensible. Administracion del correo electrónico habilitado expresamente para el caso.
• Mantener comunicación con asesores en materia de manejo de informacion y privacidad.

 

5. Viajes y logística

• Coordinar reservaciones de hoteles y renta de vehículos para viajes de personal.
• Mantener actualizados los convenios y condiciones comerciales con hoteles.
• Dar seguimiento a las necesidades administrativas relacionadas con viajes corporativos.

 

6. Servicios generales y apoyo administrativo

• Atender a visitantes, mensajeros, proveedores y personas que acudan a las instalaciones.
• Dar seguimiento a requerimientos relacionados con el edificio y mantener comunicación con el propietario cuando sea necesario.
• Participar en la organización de eventos de fin de año, incluyendo regalos para empleados, apoyos al personal de limpieza, invitaciones, decoración y coordinación de alimentos.
• Coordinar la compra, logística, distribución y envoltura de regalos de Navidad destinados a las diferentes oficinas en Mexico.
• Mantener y ayudar a mantener las oficinas en correcto estado de orden, limpieza y decoro como corresponde a un centro de trabajo profesional

RELACIONES INTERNAS

El puesto mantiene interacción principalmente con:

Vicepresidencia

Dirección en GDL.

Contabilidad.

Área Legal.

Todo el personal de la empresa.

Project Managers / Business Development.

Oficinas y personal de otras localidades.

 

RELACIONES EXTERNAS

Mantiene comunicación y coordinación con:

Proveedores y subcontratistas.

Clientes y prospectos.

Instituciones bancarias.

Aseguradoras.

Hoteles y proveedores de servicios de viaje.

SAT.

IMSS.

INFONAVIT.

Otras autoridades y entidades relacionadas con las obligaciones de la empresa.

 

COMPETENCIAS REQUERIDAS

Profesionalidad: Mantener y hacer mantener los códigos y reglamentos internos. Comportarse adecuadamente y con respeto. Dirigirse a terceros, compañeros trabajo, visitantes, Clientes, Proveedores, con respeto y profesionalidad.

Organización y seguimiento: Capacidad para administrar simultáneamente diferentes procesos, fechas límite y requerimientos.

Confidencialidad: Manejo responsable de información financiera, laboral, corporativa y personal.

Atención al detalle: Capacidad para identificar inconsistencias en facturas, documentación, nómina y expedientes.

Comunicación: Habilidad para coordinarse eficazmente con empleados, proveedores, clientes, autoridades y diferentes áreas internas.

Servicio interno: Orientación a la atención oportuna de las necesidades de los colaboradores y de las áreas de la empresa. Capacidad de reacción rápida.

Planeación: Capacidad para anticipar vencimientos, renovaciones, pagos y obligaciones recurrentes.

Trabajo colaborativo: Capacidad para coordinar actividades con Contabilidad, Nómina, Área Legal, Dirección y otros.

Responsabilidad y sentido de urgencia: Capacidad para atender oportunamente requerimientos administrativos, laborales y regulatorios.

Idioma Inglés: Hablado y Escrito, nivel medio-alto

 

INDICADORES DE DESEMPEÑO SUGERIDOS

Cumplimiento oportuno de obligaciones y entregables.

Porcentaje de documentación REPSE completa y vigente.

Seguimiento oportuno de facturas, reembolsos y pagos.

Atención de requerimientos de empleados y proveedores.

Vigencia de pólizas, convenios y documentación corporativa.

Atención oportuna de requerimientos de autoridades y clientes.

ALCANCE DEL PUESTO

El puesto tiene un alcance transversal dentro de la organización, debido a su interacción con las áreas administrativas, contables, laborales, legales y operativas. Su responsabilidad requiere mantener un seguimiento constante de procesos recurrentes y eventuales, así como asegurar la correcta coordinación entre las diferentes áreas involucradas.